Mediana w tabeli przestawnej?

Ostatnio na szkoleniu jedna z uczestniczek szkolenia z Excela dla HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo wysoką motywację, aby szybko wymyślić odpowiedź ;) Pytaniem tym było: jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda - to by załatwiło sprawę ;) Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Chcę takie:

Czytaj dalej -->

Zero zamiast ujemnego podatku - alternatywa dla funkcji JEŻELI

Nowy rok nadszedł, a wraz z nim rozliczenia roczne podatków, wypełnianie PIT-ów itp. Pisałam już na blogu o funkcji, która może pomóc w rozliczeniu PIT-u, kiedy mamy wiele różnych PIT-ów 11, czyli uzyskujemy przychody z kilku źródeł/umów. Dziś napiszę o kolejnej takiej funkcji. Przy okazji poruszę techniczny temat, jakim jest zastępowanie liczby ujemnej zerem. W sytuacji podatkowej ma to zastosowanie, gdy z rozliczenia wyjdzie nam ujemny podatek. Takiego oczywiście nie płacimy, więc przy uzupełnianiu PIT-u będziemy wpisujemy zero. Pierwszym rozwiązaniem które się nasuwa jest funkcja JEŻELI. Oczywiście funkcja zadziała, jednak powiem Wam, że strasznie mnie ona denerwuje w tym zastosowaniu, ponieważ muszę dwa razy pisać to samo. W tym wpisie przedstawię więc alternatywne rozwiązanie: co zrobić, aby zamiast liczby ujemnej wpisać zero bez użycia funkcji JEŻELI.

Poniżej uproszczona tabelka przedstawiająca przychody, koszty, podstawę podatku oraz należny podatek. Wszędzie tam, gdzie podatek jest ujemny - chcę wyświetlić zero. Jeśli jest dodatni - chcę wyświetlić wartość tego podatku.

Czytaj dalej-- >

Nawiasy zamiast minusów - formatowanie niestandardowe komórki

Dziś będzie odpoczynek od trudnych tematów formuł tablicowych czy makr. Nie będzie zupełnie banalnie, ponieważ poruszę temat formatowania niestandardowego w komórce. Temat rzeka, można za jego pomocą dokonać cudów. Uwielbiam :) Na wstępie od razu zaznaczę, że w tym artykule piszę o polskim ustawieniu systemu operacyjnego i Excela.

Dzisiaj (albo: Dzisiej, jak to mówi pani w przedszkolu mojego dziecka) pokażę Wam jak wyświetlić liczby ujemne w nawiasach, a nie ze znakiem minus. Standardowo Excel wyświetla liczby ujemne właśnie ze znakiem minus:

A ja chcę tak:

Czytaj dalej -->

Ile jest aktywnych polis ubezpieczeniowych?

Jakiś czas temu jedna z czytelniczek bloga zapytała mnie, w jaki sposób obliczyć ile polis ubezpieczeniowych z jej listy jest aktywnych. O każdej polisie wiemy kiedy się zaczęła i jaka jest jej data ważności. Interesuje nas: ile polis na dany dzień (dziś) jest aktywnych? Pokazaną metodę możemy zastosować w milionie innych sytuacji: czy pracownik pracował w interesującym cię okresie, data ważności produktu/faktury (choć tutaj wystarczy tylko data do - zobacz tutaj), realizacja projektu w terminie itd...

Korci mnie, żeby od razu wyliczyć ile czasu zostało do przeterminowania polisy i żeby, jeśli termin jest bliski, na tej podstawie wyświetlać jakiś komunikat lub kolorować zbliżające się daty... Ale to w kolejnych wpisach :)

Oto formatka:

Czytaj dalej-->

Data najbliższego przelewu

Dzisiaj będzie rozbudowanie tematu z poprzedniego wpisu, w którym opisywałam jak poznać datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Wykorzystałam do tego dość skomplikowaną formułę (ale formułę! nie makro ;)), zawierającą aż 4 funkcje. Dziś sobie to rozszerzymy, ponieważ założenia są takie:

W naszej firmie przelewy wychodzą tylko w pierwszy albo trzeci czwartek miesiąca. Jeśli faktura się "nie załapie" na pierwszy czwartek - jest płacona w trzeci czwartek, jeśli na niego się "nie załapie: - dopiero w pierwszy czwartek następnego miesiąca. Itd...

Straszne :)

Czyli, z danych do zadania potrzebujemy na pewno termin płatności faktury i kilka komórek roboczych (można byłoby je wrzucić bezpośrednio do formuły - jak chcecie). Formatka do tego zadania wygląda tak:

Czytaj dalej -->

Pierwszy czwartek miesiąca

Dziś temat, który miałam z tyłu głowy już dość długo. Pierwszy raz zaczęłam się zastanawiać na nim, kiedy tworzyłam brytyjski grafik czasu pracy. Anglicy mają kilka świąt, które wypadają zawsze w pierwszy poniedziałek miesiąca. Akurat nie było konieczności, abym wprowadzała taki warunek do arkusza, jednak zastanowił mnie on. Ponieważ od razu nie wymyśliłam rozwiązania, zostawiłam temat. Niestety nadal siedział mi on w głowie. :)

Niedawno odezwała się do mnie Marta, która pracuje w księgowości, i odgrzebała kwestię spod gruzów innych pomysłów. Marta ma bardziej skomplikowany problem, jednak zagadnienie, które dzisiaj omówię, jest niezbędne do jego rozwiązania. Pokażę dziś, jak się ustala datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Napisałam "np.", ponieważ zaprezentowaną metodą można ustalić dowolny numer dowolnego dnia tygodnia (oczywiście bez przesady - nie będziemy ustalać 15. poniedziałku miesiąca, bo taki przecież nie istnieje). ;) Aby formuła była uniwersalna, będziemy potrzebowali następujących danych:

1. Który z kolei dzień nas interesuje (np. pierwszy).
2. Jaki dzień tygodnia (np. czwartek).
3. W jakim miesiącu (np. październik).
4. W którym roku (np. 2016).

Formatka jest prościutka i wygląda tak:

Czytaj dalej -->

Jak przyporządkować dane (WYSZUKAJ.PIONOWO)?

Częstym pytaniem, jakie mi zadajecie w mailach, na szkoleniach jest: Jak zrobić, aby na podstawie określonych danych znaleźć inne dane? Albo inna wersja: Co zrobić, gdy mam tabelę z danymi i na ich podstawie, chcę do niej dokleić dane z innej tabeli?

Żeby lepiej zobrazować o co chodzi, weźmy przykład: wybrałam kilku pracowników (imię i nazwisko) i chcę przyporządkować do nich datę zatrudnienia. Potrzebne dane mam w innej tabeli. Dla uproszczenia formuły - wszystkie dane będą w tym samym arkuszu.

Oto formatka:

Czytaj dalej-->

Przeterminowane faktury

Pokażę wam dziś jak sprawdzić, czy faktura jest przeterminowana. Temat szczególnie przydatny księgowym, ale nie tylko. Możemy bowiem sprawdzać termin wykonania zadania zleconego pracownikowi (to np. dla Project Managerów) czy termin ważności produktu spożywczego, czy jakiegoś kosmetyku. Zastosowań mnóstwo, a formuła i sposób sprawdzenia tego w Excelu - taki sam, niezależnie co sprawdzamy: faktury, deadline, szampon do włosów, jabłka czy gruszki :) We wpisie będę sprawdzać faktury. Zobaczcie, tak wygląda mój arkusz:

Przeterminowane faktury formatka[/caption] Czyli będę chciała określić status faktury (czy jest przeterminowana, czy nie) i dodatkowo określę o ile dni jest przeterminowana. Na koniec, żeby dodać trochę grafiki, którą tak wszyscy kochamy :), zaznaczymy kolorem te wiersze, w których występuje faktura przeterminowana.

Czytaj dalej -->

Jak ustalić ostatni dzień miesiąca?

Hehe, no właśnie. Niedawno się nad tym głowiłam, a to taka prosta sprawa (choć nie na pierwszy rzut oka). Potrzebowałam tego w wielu sytuacjach: liczenie średnich kosztów z określonych miesięcy, uniwersalny grafik czasu pracy, w którym chciałam, aby na podstawie podania miesiąca, wyświetlały się wszystkie dni danego miesiąca i takie tam. 

Pierwszy dzień miesiąca łatwo ustalić: zawsze dzień = 1. Z ostatnim dniem jest gorzej, ponieważ miesiące mają różną liczbę dni, a luty to już w ogóle (właśnie, ile dni ma w tym roku? Odpowiedź na końcu artykułu:))!

Dziś pokażę wam 2 sposoby na rozwiązanie tego problemu. Oczywiście jest ich więcej, jednak moje są dość łatwe. Zobaczycie :)

Będę chciała ustalić pierwsze dni następujących miesięcy (na formatce):

 

Czytaj dalej -->

Obliczanie ceny za usługę w zależności od czasu jej trwania

Ile klient powinien zapłacić za usługę (np. konsultację księgowej), która trwa 1 godzinę i 15 minut? A ile w przypadku, gdy za pierwszą godzinę płaci więcej niż za każde kolejne? A ile, jeśli ma płacić za każdą rozpoczętą godzinę?

Z takimi pytaniami zgłosił się do mnie jeden z czytelników bloga. Podobne pytania zadają sobie wszystkie te osoby, które mają ustalić cenę za usługę w zależności od czasu jej trwania. Oczywiście tego typu sprawy można dość szybko wyliczyć ręcznie, jednak na blogu piszę o usprawnieniach pracy, a ten przypadek aż się prosi, żeby go usprawnić :)

Ponieważ mogą być różne zasady rozliczania usług, w tym artykule rozpatrzę dwa ich przypadki.

wariant 1: klient płaci proporcjonalnie za każdą minutę kolejnej godziny,

wariant 2: klient płaci za każdą rozpoczętą godzinę pełną stawkę.

W obu przypadkach:

1. pierwsza godzina ma inną stawkę niż kolejne,
2. za pierwszą godzinę płaci się pełną stawkę.

Czytaj dalej -->

Funkcja przydatna przy rozliczaniu PIT-u

Mamy koniec kwietnia, a to oznacza, że zostało tylko kilka dni do rozliczenie i wysłanie PIT-u do urzędu skarbowego. Pomyślałam, że przy tej okazji pokażę Wam funkcję, która może sporo ułatwić to zadania. Mi co roku się przydaje.

Można ją wykorzystać wtedy, kiedy np. jesteśmy zatrudnieni na kilka różnych typów umów. Przykładowo: u głównego pracodawcy pracujemy na umowę o pracę, ale oprócz tego podejmujemy różne prace dorywcze: na umowę zlecenie czy o dzieło. Zakładam, że takich dodatkowych prac mamy kilka. Oczywiście na początku roku dostajemy milion PIT-ów od różnych pracodawców: niektóre na umowę o pracę, inne na zlecenie, a jeszcze inne - na dzieło. W formularzu PIT musimy jednak podać kwoty zbiorcze. A potem jedną dużą.

Na blogu pisałam już o obliczaniu podatku dochodowego (tutaj). W tym artykule pokażę Wam jak szybko policzyć sumę kwot z poszczególnych umów (o pracę, zlecenie, dzieło,...). Otrzymane wartości wystarczy wpisać w odpowiednie rubryki PIT-u i gotowe.

Dodam tylko, że wpis ten nie jest instrukcją wypełniania PIT-u.

Czytaj dalej -->

Obliczanie wynagrodzenia netto (proste)

Oto pierwszy post z cyklu Do czego księgowi wykorzystują Excela?

Pokażę w nim jak obliczyć wynagrodzenie netto, gdy znamy kwotę brutto, uwzględniając wszystkie składki płacone przez pracownika. Sposób liczenia wynagrodzenia zaczerpnęłam stąd. Przyjęłam następujące założenia:

• okres obowiązywania: od 1 stycznia 2014 roku,
• koszty uzyskania przychodów wynoszą 111,25 zł,
• zaliczka na podatek dochodowy jest pomniejszana o 46,33 zł (1/12 kwoty zmniejszającej podatek),
• stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,93%,
• podatek dochodowy to 18% (pierwszy próg podatkowy),
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• obliczam wynagrodzenie netto za pełny wymiar etatu.

Do czego i jak księgowi wykorzystują Excela?

Ostatnio zaczęłam się zastanawiać...

do czego i jak księgowi wykorzystują Excela?

Ponieważ pracuję jako analityk sprzedaży przyznam, że z księgowością w ogóle nie mam do czynienia. Zorientowałam się jednak, że wiele z Was - czytelników mojego bloga - pracuje właśnie w działach księgowości. Chciałabym więc pomóc wam w pracy i napisać coś, co się przyda konkretnie w księgowości. Problem polega jednak na tym, że nie mam na to pomysłu i...

...zwracam się do Was z prośbą, byście w komentarzach odpowiedzieli mi na postawione wyżej pytanie.

Najlepiej będzie, jak zadacie konkretne pytanie JAK COŚ ZROBIĆ, na które będę mogła odpowiedzieć pisząc szerzej w poście na zadany przez Was temat. Będę oczywiście odpowiadała na pytania: jak? :)

Tym samym planuję rozpocząć cykl postów na temat właśnie księgowości - mam nadzieję, że mi w tym pomożecie, do czego bardzo zachęcam!

Przeliczanie walut: złotówki PLN na EUR/ USD/ CHF i odwrotnie EUR/ USD/ CHF na złotówki PLN.

Zbliża się czas planowania wakacyjnych wyjazdów, a co za tym idzie: budżetu na ten cel - choćby orientacyjnie. Zwłaszcza W tym artykule pokażę jak zamienić złotówki (PLN) na inną walutę (EUR/ USD/ CHF) i odwrotnie: jak zamienić inną walutę (EUR/ USD/ CHF) na złotówki (PLN). Stworzę swoisty kalkulator kursów walut. Odpowiem na pytanie: ile złotych to 20 euro i ile euro to 20 złotych?