Prosty budżet domowy w Excelu - słowniki i listy

W poprzednim artykule z cyklu Prosty budżet domowy w Excelu (możesz go przeczytać tutaj: Prosty budżet domowy w Excelu – tabela danych) pokazywałam w jaki sposób stworzyć arkusz z tabelą danych. W arkuszu tym będziemy gromadzić informacje o naszych przychodach i wydatkach, aby dalej na ich podstawie dokonać przeróżnych analiz.

Dziś będziemy kontynuować temat wprowadzania danych, a konkretnie zajmiemy się definiowaniem słowników i list. Zdefiniujemy je po to, by usprawnić proces wpisywania danych do naszej tabeli danych.

Czym są słowniki? Słowniki to stałe zestawy danych, do których często się odwołujemy. Przykładowo słownikiem możemy nazwać cennik w sklepie. Wyobraźmy sobie sytuację, że mamy listę produktów i chcemy przypisać do nich ceny. Szukamy więc ceny danego produktu w cenniku (mamy tam informację o nazwie produktu i jego cenie) i na tej podstawie odczytujemy jego cenę. Cennik pełni więc rolę słownika: są tam zawsze definicje produktów i ich cen.

A oto przykład słownika:

   

Czytaj dalej na malinowyexcel.pl -->


Listy (tak właściwie to zbiory, ale ja wolę określenie listy) zaś to definicje wartości, jakie mogą przybierać konkretne pola, ułożone jedno pod drugim w tabelkę/ listę. Oto przykład listy:

W naszym budżecie domowym będziemy mieć jeden słownik i kilka list. Są to wartości, które najczęściej będziemy wpisywać do tabeli danych, czyli:

• in/out - informacja przychód/ wydatek (lista),
• kategoria (lista),
• rodzaj (lista),
• osoba (lista),
• sposób płatności (lista) oraz
• nazwy wydatków (słownik).

Oczywiście dla Excela będą to miejsca, z których funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO będzie pobierać dane.

Definiowanie list

Ok. Zabieramy się więc do definicji list. Wszystkie listy będziemy definiować dokładnie tak samo. Po prostu stworzymy mini-tabelki, w których wypiszemy interesujące nas wartości, a następnie nazwiemy te zakresy oraz sformatujemy je. Na wstępie zaznaczę, że możesz oczywiście umieszczać listy w innych komórkach niż ja. Nie ma to znaczenia, ponieważ i tak później będziemy się do nich odwoływać po nazwach, a nie adresach. Co jest ważne, to abyś miał je wszystkie w jednym miejscu, np. w arkuszu Słowniki. Polecam od razu go stworzyć: najszybciej poprzez skrót klawiszowy Shift + F11 i zmianę jego nazwy na Słowniki).

Lista In/Out

Pierwsza lista będzie to lista In/Out, w której zdefiniujemy, czy wpisywany rekord w tabeli danych to przychód czy wydatek.

1. W komórce A1 wpisz nagłówek listy, czyli In/Out.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli: Przychód, Wydatek, Oszczędności, Inwestycje. Kolejność oczywiście nie ma znaczenia.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki A2:A5, (2) ustaw się w polu nazwy (w lewym górnym rogu, obok paska formuły: wyświetla się tam adres zaznaczonej komórki) i (3) wpisz ręcznie Sl_InOut. Jest to nazwa oznaczająca w skrócie: słownik in/out (ponieważ jednak w nazwach nie możemy używać znaków specjalnych takich jak "/" oraz spacji, zastosowałam więc "_" i zaczęłam każde słowo wielką literą). (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę, aby się odróżniała od reszty arkusza (nie jest to niezbędne, jednak polecam;) to zrobić).

I tyle! Zrobione. Jedziemy dalej.

Lista Rodzaj

1. W komórce C1 wpisz nagłówek listy, czyli Rodzaj.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli: Stały, Dorywczy, W miesiącu.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki C2:C4, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_Rodzaj. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Lista Osoba

1. W komórce E1 wpisz nagłówek listy, czyli Osoba.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli np.: Mama, Tata, Dziecko, Mieszkanie, Samochód, Wspólny.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki E2:E7, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_Osoba. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Lista Sposób płatności

1. W komórce G1 wpisz nagłówek listy, czyli Sposób płatności.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli np.: karta kredytowa, gotówka, ROR.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki G2:G4, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_SposobPlatnosci. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Lista Kategorie

1. W komórce G11 wpisz nagłówek listy, czyli Kategorie.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli np.: Kredyt, Zakupy, Transport, Rozrywka, Czynsz, AGD, Zdrowie, TV+internet, Ubrania, Uroda, Dziecko, Lunch. Oczywiście ta lista jest przykładowa - polecam Ci ustalić swoje własne kategorie.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki G12:G23, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_Kategorie. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Definiowanie słownika

Przyszedł czas na stworzenie słownika. Będą w nim zawarte informacje o najczęstszych wpisach do tabeli danych. Te dane to nazwa, in/ out, kategoria, rodzaj oraz osoba. Są to bowiem dane, które są wspólne dla danej pozycji. Już na przykład informacja o sposobie płatności może być różna (możemy raz za jedzenie zapłacić gotówką a raz kartą kredytową). W słowniku tym proponuję więc umieścić takie pozycje, zarówno przychodów jak i wydatków, które wpisujemy najczęściej. Przykładowo ja w swoim słowniku zamieściłam: jedzenie, pensję jak i czynsz. Słownik może mieć tyle pozycji ile wierszy w arkuszu. Można zatem przyjąć, że nieograniczoną liczbę ;) Oczywiście, aby utrzymać porządek, polecam wpisywać tam takie pozycje, których faktycznie często używamy. Warto więc, by były to przychody/ wydatki stałe lub w miesiącu. Dorywcze polecam wpisywać bezpośrednio do tabeli.

Ok. Robimy.

Słownik z nazwami będzie tabelą. Ustaw się więc w komórce A11 i wpisz nagłówki pól: Nazwa, In/Out, Kategoria, Rodzaj, Osoba. Teraz z manu Narzędzia główne/ Style wybierz opcję Formatuj jako tabelę. W oknie Formatowanie jako tabelę zaznacz opcję Moja tabela ma nagłówki.

Naciśnij OK i gotowe.

Teraz już zostaje tylko wpisanie danych. Oto przykładowe dane, które mogą znaleźć się w słowniku nazw:

Dzięki temu, że nasz słownik jest tabelą, możemy do niego dopisywać nowe dane, a opata na nim funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO (o tym w kolejnym artykule) weźmie pod uwagę te wpisy. Cudowne, prawda? :>

Ok, na dzisiaj to tyle.

Niby taki prosty temat, a ile pisaniny :) W następnym artykule pokażę wam jak do tabeli danych:

• wpisać formuły (między innymi wspomnianą funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO) oraz
• wstawić listy, z których można wybrać dane do wpisania w komórkę.

Naszym celem będzie maksymalne uproszczenie i usprawnienie wpisywania danych do tabeli. Zachęcam do śledzenia cyklu artykułów o budżecie domowym. Aby to zrobić zapisz się na newletter (poniżej). Moim subskrybentom wysyłam tylko blogowe informacje (zero spamu!). A jeśli znasz kogoś, kogo ten temat mógłby zainteresować - wyślij mu proszę maila z linkiem do tego artykułu. Zależy mi na tym, aby informacje te dotarły do jak największej liczby osób :) Dziękuję!

Spodobał Ci się ten artykuł?

Jeśli tak, zapisz się na mój newsletter, aby otrzymywać powiadomienia o najnowszych wpisach.