Mediana w tabeli przestawnej?

Ostatnio na szkoleniu jedna z uczestniczek szkolenia z Excela dla HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo wysoką motywację, aby szybko wymyślić odpowiedź ;) Pytaniem tym było: jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda - to by załatwiło sprawę ;) Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Chcę takie:

Czytaj dalej -->

Alternatywa dla funkcji JEŻELI – o MIN i MAX coś jeszcze…

Ostatnio opisywałam użycie funkcji MIN i MAX jako alternatywę dla funkcji JEŻELI. Funkcje te działają szybciutko i pozwalają uniknąć powtarzania formuły w funkcji JEŻELI. Aczkolwiek, w porównaniu do niej, mają pewne ograniczenie, które w "normalnym" ich użyciu jest zbawienne, natomiast w tym, które opisałam ostatnio - może powodować nieoczekiwane wyniki. Dlatego właśnie o tym dziś napiszę.

Kiedy używamy funkcji MIN i MAX do sprawdzenia pewnych granic czy limitów, np. limit roczny kosztów uzyskania przychodów czy wyświetlanie zera zamiast ujemnego podatku, sytuacja jest prosta: dla podatku wybieramy zawsze większą wartość (zero lub podatek) - funkcja MAX, a dla kosztów - zawsze mniejszą (poniesiony koszt lub limit kosztów) - funkcja MIN. Schemat formuł wygląda tak:

=MAX(0; Podatek)

=MIN(LimitKUP; KUP)

To jak najbardziej działa, jednak ma pewne ograniczenie: w takiej formie nie zadziała poprawnie, gdy zmienne podatek lub KUP będą puste. Kiedy to może wystąpić? Załóżmy, że będziemy liczyli koszty uzyskania przychodu (pusty podatek raczej nie wystąpi, eh). Przyjrzyjmy się sytuacji, gdy przygotowujemy do tego uniwersalną formatkę.  Oto przykład:

W żółtych komórkach w kolumnie E mamy limity KUP - z definicji zawsze uzupełnione. W kolumnie K uzupełniamy poniesione koszty - nie wszystkie musimy ponieść, ale miejsce jest przygotowane. I w ramce w białych komórkach kolumny K chcemy uzyskać koszty, które możemy sobie odliczyć od przychodu, z uwzględnieniem limitów oczywiście.
Na powyższej formatce mamy sytuację, że człowiek pracował tylko na umowę o pracę z normalnymi kosztami. Po naszej formule spodziewamy się, że formuła wyświetli nam koszty do odliczenia tylko w przypadku tej umowy, a dla pozostałych - zero. No i tutaj jest zonk. Dotychczasowa formuła, wyświetli poprawną wartość tylko dla umowy o pracę z normalnymi kosztami, czyli dla tej pozycji, dla której użytkownik podał koszty. Dla pozostałych wyświetli... wartość limitu!!! Kompletnie nie tak, jak tego chcemy.Dlaczego? Excel pominie bowiem wartość z pustych żółtych komórek Poniesione koszty. Jest na szczęście prosty sposób, aby tego uniknąć. O nim w dalszej części wpisu oczywiście.

Czytaj dalej -->

Ile jest aktywnych polis ubezpieczeniowych?

Jakiś czas temu jedna z czytelniczek bloga zapytała mnie, w jaki sposób obliczyć ile polis ubezpieczeniowych z jej listy jest aktywnych. O każdej polisie wiemy kiedy się zaczęła i jaka jest jej data ważności. Interesuje nas: ile polis na dany dzień (dziś) jest aktywnych? Pokazaną metodę możemy zastosować w milionie innych sytuacji: czy pracownik pracował w interesującym cię okresie, data ważności produktu/faktury (choć tutaj wystarczy tylko data do - zobacz tutaj), realizacja projektu w terminie itd...

Korci mnie, żeby od razu wyliczyć ile czasu zostało do przeterminowania polisy i żeby, jeśli termin jest bliski, na tej podstawie wyświetlać jakiś komunikat lub kolorować zbliżające się daty... Ale to w kolejnych wpisach :)

Oto formatka:

Czytaj dalej-->

Obliczanie czasu pracy: godziny nocne REAKTYWACJA

Dziś chciałam napisać o czymś innym, ale Łukasz skutecznie skłonił mnie, abym znowu zajęła się tematem godzin nocnych;) Łukasz zauważył, że w poprzednim wpisie, a co za tym idzie - w poprzedniej formule - jest błąd. Nieprawidłowo liczyła ona bowiem czas pracy nocny, gdy pracownik zaczynał pracę o 6:00 (godzina graniczna godzin nocnych), a kończył o 23:00 (już w trakcie godzin nocnych). Czyli przepracował 1 godzinę nocną. Łukasz - dzięki wielkie za uwagę i wytrwałość w przypominaniu mi o temacie ;)

Poprzednia formuła wyglądała tak:

=JEŻELI(ORAZ(A6>=nocna_do;A6<nocna_od;B6>nocna_do;B6<=nocna_od;D6<=nocna_od);0;JEŻELI(ORAZ(C6>=nocna_od;D6<=nocna_do+1);D6-C6;JEŻELI(ORAZ(C6<nocna_od;D6<=nocna_do+1;C6>nocna_do);D6-nocna_od;JEŻELI(ORAZ(LUB(C6>=nocna_od;C6<nocna_do);D6>nocna_do+1);nocna_do+1-C6;JEŻELI(ORAZ(C6<nocna_od;D6>nocna_do+1);nocna_do+1-nocna_od;0)))))

Przyznam, że perspektywa analizy formuły-tasiemca wcale mi się nie widziała... Zabierałam się więc do tego jak pies do jeża. Nie mogłam jednak odkładać tego w nieskończoność, więc w końcu zasiadłam do pracy. Oczywiście, jak zobaczyłam formułę (dla przypomnienia wyklejam ją powyżej), to się przeraziłam! Analiza jej zajęłaby mi wieki i z pewnością poszarpałabym sobie na niej nerwy, a tego chciałam za wszelką cenę uniknąć ;) Stwierdziłam więc, że napiszę ją od nowa. Oczywiście oznaczało to dla mnie wgryzanie się w temat na nowo i wymyślanie wszystkich możliwych opcji na nowo... Ech, no cóż. Do dzieła!

Czytaj dalej -->

Jak przyporządkować dane (WYSZUKAJ.PIONOWO)?

Częstym pytaniem, jakie mi zadajecie w mailach, na szkoleniach jest: Jak zrobić, aby na podstawie określonych danych znaleźć inne dane? Albo inna wersja: Co zrobić, gdy mam tabelę z danymi i na ich podstawie, chcę do niej dokleić dane z innej tabeli?

Żeby lepiej zobrazować o co chodzi, weźmy przykład: wybrałam kilku pracowników (imię i nazwisko) i chcę przyporządkować do nich datę zatrudnienia. Potrzebne dane mam w innej tabeli. Dla uproszczenia formuły - wszystkie dane będą w tym samym arkuszu.

Oto formatka:

Czytaj dalej-->

Jak ustalić ostatni dzień miesiąca?

Hehe, no właśnie. Niedawno się nad tym głowiłam, a to taka prosta sprawa (choć nie na pierwszy rzut oka). Potrzebowałam tego w wielu sytuacjach: liczenie średnich kosztów z określonych miesięcy, uniwersalny grafik czasu pracy, w którym chciałam, aby na podstawie podania miesiąca, wyświetlały się wszystkie dni danego miesiąca i takie tam. 

Pierwszy dzień miesiąca łatwo ustalić: zawsze dzień = 1. Z ostatnim dniem jest gorzej, ponieważ miesiące mają różną liczbę dni, a luty to już w ogóle (właśnie, ile dni ma w tym roku? Odpowiedź na końcu artykułu:))!

Dziś pokażę wam 2 sposoby na rozwiązanie tego problemu. Oczywiście jest ich więcej, jednak moje są dość łatwe. Zobaczycie :)

Będę chciała ustalić pierwsze dni następujących miesięcy (na formatce):

 

Czytaj dalej -->

Obliczanie czasu pracy: jak odliczyć przerwy od przepracowanego czasu?

Jak zapewne zauważyliście, na moim blogu znajduje się sekcja o nazwie Pytanie... Sekcję tę stworzyłam po to, abyście mogli zadawać mi za jej pośrednictwem excelowe pytania (nie zawsze dany temat jest już już na blogu). I zadajecie ich dużo - super! Dzięki temu możemy pogłębiać swoją excelową wiedzę ;)

Ostatnio właśnie w tej sekcji napisał Woodberry. Chodziło o to w jaki sposób pracownikom, którzy pracują co najmniej 6 godzin w ciągu dnia odliczyć przerwę 30 min od łącznego czasu pracy danego dnia. Czyli: jeśli pracownik pracuje minimum 6 godzin – należy mu się bezpłatna przerwa. W takim wypadku chcemy poznać czas, jaki przepracował ten pracownik, bez wliczania przerwy do czasu pracy. A jeśli pracuje krócej niż 6 godzin – przerwa mu się nie należy, więc liczymy po prostu czas pracy, jaki przepracował.

W tym artykule pokażę sposób, w jaki to obliczyć. Woodberry - specjalnie dla Ciebie!

Czytaj dalej -->

Obliczanie czasu pracy: spóźnienia do pracy

Artykuły o czasie pracy zaczęłam pisać od najważniejszego, czyli Obliczanie czasu pracy (proste). Stwierdziłam, że jest to temat ważny i jednocześnie taki, którego wyliczenie często sprawia dużo problemów. Nie planowałam pisać o tym czegoś więcej. Okazało się jednak, że temat jest dla was megaprzydatny :) Zaczęliście pytać jak wyliczyć przerwy niewliczane do czasu pracy, jak oznaczyć czas pracy w nocy i inne (pełna lista artykułów na temat czasu pracy znajduje się poniżej). Ostatnio kilkoro z Was pytało, jak obliczać spóźnienia do pracy. W tym artykule dokładnie to opiszę.

Dowiesz się jak obliczyć:

1. czas spóźnienia,
2. czas przepracowany,
3. czas do odpracowania.

Artykuły z cyklu Obliczanie czasu pracy

1. Obliczanie czasu pracy (proste)
2. Obliczanie wynagrodzenia za przepracowany czas
3. Obliczanie stawki godzinowej
4. Obliczanie czasu pracy: tygodniowy czas pracy i nadgodziny
5. Obliczanie czasu pracy: równoważny czas pracy i wynagrodzenie za nadgodziny
6. Obliczanie czasu pracy: oznaczenie pracy w nocy
7. Obliczanie czasu pracy: przerwy niewliczane do czasu pracy
8. Obliczanie czasu pracy: godziny nocne
9. Obliczanie czasu pracy: jak liczyć spóźnienia do pracy

Czytaj dalej -->

Obliczanie czasu pracy: godziny nocne

Temat, który koniecznie trzeba poruszyć przy omawianiu czasu pracy: godziny nocne. Dziś będzie mnie interesowało:

• ile czasu pracownik przepracował (ogólnie),
• ile przepracował w trybie dziennym,
• a ile w nocnym.

Kasiu i Sebastianie - ten artykuł dedukuję Wam. Skutecznie zmotywowaliście mnie bowiem, bym przerzuciła go na początek kolejki i napisała go jak najszybciej :). Myślę, że ten artykuł odpowie również na podobne pytania innych osób, np. Łukasza o nadgodziny w godzinach nocnych. Koniecznie napiszcie o tym w komentarzach!

Oto i on: artykuł dłuuugi i bardzo wyczekiwany!

Czytaj dalej -->

Ile pracowników jest na urlopie?

Upał za oknami, środek okresu urlopowego. Dzisiejszy artykuł będzie więc "na czasie", ponieważ pokażę Wam, w jaki sposób sprawdzić ile pracowników pracuje w danym dniu i czy jest to wystarczająca ich liczba. Odpowiedź na to pytanie chciał poznać jeden z czytelników mojego bloga.

Z pewnością prezentowany tutaj przeze mnie sposób przyda się tym z was, którzy pracują w dziale HR lub przykładowo w dziale sprzedaży czy dziale obsługi klienta.

Załóżmy, że w dziale sprzedaży pracuje 15 osób. Chcę, aby codziennie pracowało minimum 60% zespołu, czyli 9 osób. Jeśli ten warunek nie jest spełniony - Excel ma mnie o tym poinformować (napisze mi, że są braki i obramuje komórkę na czerwono).

Efekt wygląda tak:

Teraz pokażę Wam jak to zrobić!

Obliczanie liczby wykorzystanych dni urlopu

Zbliża się czas urlopów - pomyślałam więc, że pokażę Wam jak w prosty sposób obliczyć liczbę wykorzystanych dni urlopu. Oczywiście wezmę pod uwagę tylko dni robocze (nie będę uwzględniać świąt).

Tak wygląda formatka:

 A jedyne czego potrzebuję to:

• data początku urlopu (w moim przykładzie to poniedziałek 2014-08-11),
• data końca urlopu (w moim przykładzie to piątek 2014-08-22) i
• lista dni wolnych od pracy, przypadająca na okres urlopu.

Obliczanie wynagrodzenia netto (proste)

Oto pierwszy post z cyklu Do czego księgowi wykorzystują Excela?

Pokażę w nim jak obliczyć wynagrodzenie netto, gdy znamy kwotę brutto, uwzględniając wszystkie składki płacone przez pracownika. Sposób liczenia wynagrodzenia zaczerpnęłam stąd. Przyjęłam następujące założenia:

• okres obowiązywania: od 1 stycznia 2014 roku,
• koszty uzyskania przychodów wynoszą 111,25 zł,
• zaliczka na podatek dochodowy jest pomniejszana o 46,33 zł (1/12 kwoty zmniejszającej podatek),
• stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,93%,
• podatek dochodowy to 18% (pierwszy próg podatkowy),
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• obliczam wynagrodzenie netto za pełny wymiar etatu.

Przerwy niewliczane do czasu pracy

Dziś pokażę jak obliczyć czas pracy w przypadku, gdy nie mają być wliczane w niego przerwy. Jest to odpowiedź na pytanie jednego z czytelników mojego bloga, które brzmi tak:

Jak poprawić formułę pokazaną w poście Tygodniowy czas pracy i nadgodziny, jeżeli mam podaną przerwę w pracy np. od 12:00 - 13:00, a nie chcę jej wliczać w łączny czas pracy?

Tak wyglądają dane:

Czas pracy - oznaczenie pracy w nocy

Post ten napisałam w odpowiedzi na pytanie jednego z czytelników mojego bloga. Jego pytanie brzmiało:

jak skonstruować formułę, aby zaznaczała które godziny są przepracowane jako "nocki", tj. od 22.00 - 6.00, czy można ustalić tak, aby pokazywało np. literę N (czyli nocka)?

Do rozwiązania tego problemu przyjęłam następujące założenia:

• pracownik pracuje w nocy (nocka) wtedy, kiedy przychodzi do pracy z datą o 1 dzień wcześniejszą niż wychodzi (np. przychodzi 13 stycznia a wychodzi 14 stycznia),
• godzina rozpoczęcia pracy jest większa niż godzina jej zakończenia (np. rozpoczęcie: 22:00, zakończenie 6:00).

Tabela danych wygląda następująco:

Równoważny czas pracy i wynagrodzenie za nadgodziny

W tym poście, w odpowiedzi na pytanie Kwolany (dotyczyło posta: Tygodniowy czas pracy i nadgodziny), pokażę jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny przy elastycznym czasie pracy.

Przez elastyczny czas pracy rozumiem tutaj, że pracownik:

• przychodzi na ustaloną godzinę do pracy (np. 8:00),
• wychodzi o wybranej przez siebie porze,
• jednak zaległe godziny musi odpracować później.

Zakładam również, że pracuje na pełen etat, czyli 8 godzin dziennie.

Tabela danych wygląda następująco:

Tygodniowy czas pracy i nadgodziny

Nadszedł czas na obliczenie długiego czasu pracy, czyli na przykład z kilku dni czy tygodni. W takim przypadku suma godzin przekracza zwykle 24 i Excel zaczyna się dziwnie zachowywać... To znaczy Excel zachowuje się normalnie, jednak inaczej niż byśmy tego chcieli. Po zsumowaniu czasu pracy z całego tygodnia okazuje się, że przepracowany czas to przykładowo zaledwie 3 godziny... Tak jak na rysunku poniżej:

Dlaczego tak się dzieje?

Obliczanie stawki godzinowej

W poprzednich artykułach omawiałam jak obliczyć czas pracy (tutaj) oraz wynagrodzenie, jakie za ten czas przysługuje pracownikowi (tutaj). Teraz pokażę jak obliczyć stawkę godzinową, na podstawie wynagrodzenia (płaca) oraz przepracowanego czasu (czasu pracy).

Obliczanie wynagrodzenia za przepracowany czas

Ostatnio (tutaj) opisywałam, jak obliczyć liczbę godzin, które przepracował dany pracownik. Dziś zajmę się obliczeniem wynagrodzenia za ten przepracowany czas.

Zanim jednak przejdę do omawiania tej kwestii, poruszę temat traktowania przez Excela czasu. Mianowicie, Excel czas, a zatem godziny, traktuje jako liczby. Dla niego jedna godzina to 1/24 doby. Czyli przykładowo godzina 12:00 (12 godzin) to 12/24, czyli 0,5. Jeśli więc wpiszemy w Excelu 0,5 i sformatujemy to jako czas - otrzymamy w wyniku godzinę 12:00. Podobnie, jak wpiszemy godzinę 8:00 i sformatujemy jako ogólne, otrzymamy w wyniku 0,3333 czyli 8/24. I tak dalej...

Obliczanie czasu pracy (proste)

Pierwszym elementem podczas rozliczania czasu pracy, jest określenie liczby przepracowanych godzin. W tym artykule pokażę jak to zrobić. Zajmę się bardzo prostym przypadkiem: liczbą przepracowanych godzin w ciągu jednego dnia. W kolejnych artykułach zaś pokażę jak obliczyć czas pracy w dłuższym okresie oraz jak obliczyć wynagrodzenie za przepracowany czas.

Pokażę teraz, jak obliczyć liczbę przepracowanych godzin jednego dnia.